Un acte pour une entreprise est une pièce justificative nécessaire lors de l’envoi de dossiers au greffe du tribunal de commerce. Ces documents peuvent être obligatoires ou complémentaires et doivent être adéquats pour faciliter le processus. Il est important que toutes les exigences liées aux documents soient respectées afin que le dépôt se fasse sans encombre. Quels sont les différents actes ? Comment les consulter et les obtenir ?
Sommaire
Qu’est-ce que les actes d’entreprise ?
Un acte est un document légal qui atteste une situation et peut être utilisé pour prouver celle-ci auprès des autorités administratives et judiciaires.
Dans le cadre de certaines démarches administratives au greffe du tribunal de commerce, par exemple, les entreprises sont souvent invitées à fournir divers documents. Tels que leurs statuts, leur Kbis (extrait d’immatriculation), les procès-verbaux des assemblées générales ou encore des actes constatant un contrat signé par l’entreprise et tel qu’une promesse de vente ou un contrat de prestation de services.
Le choix exact des actes à soumettre dépend du statut juridique de l’entreprise et de l’objectif poursuivi.
Les différents actes d’une entreprise
Les actes concernent toutes les démarches administratives et peuvent être un acte authentique ou un acte sous seing privé.
Différence entre acte authentique et actes sous seing privé
L’acte authentique est un document juridique reconnu par le droit français. Il doit être établi généralement par un notaire qui authentifie un acte entre différentes parties.
L’acte sous seing privé est, quant à lui, un document signé par les différentes parties prenantes. Elle ne possède pas de valeur juridique étant donné que si une des parties ne respecte pas l’acte, alors l’autre partie devra entamer des poursuites devant un tribunal. Contrairement à l’acte authentique qui lui permet de faire exécuter le contrat sans passer par le juge.
Une entreprise va donc déposer plusieurs actes pour rester en conformité avec les réglementations légales et fiscales, par exemple au moment de son immatriculation.
Il peut s’agir d’actes tels que le dépôt de statuts, le dépôt des comptes annuels ou encore la nomination d’administrateurs et de dirigeants.
Actes et statut d’entreprise
Le statut de l’entreprise stipule ses objectifs et sa structure, ainsi que son capital et les règles qui y sont associées. Il est essentiel qu’il soit à jour afin que l’entreprise reste en conformité avec la loi. Il devra être modifié si l’activité de l’entreprise change ou que des changements surviennent dans sa direction.
Comptes annuels
Les entreprises doivent également déposer leurs comptes annuels auprès du tribunal de commerce compétent dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Ces comptes annuels fournissent une présentation complète et fidèle des activités financières de l’année écoulée. De plus, ils montrent clairement les recettes et dépenses de l’organisation, ce qui permet aux autorités fiscales de calculer correctement le montant d’impôt à payer par l’organisation.
Modification
Enfin, toute modification à la direction ou au capital social de l’organisation devra être notifiée au tribunal de commerce compétent. Cela inclut (mais pas seulement) une augmentation/diminution du capital social, un remplacement/démission d’un administrateur ou encore un changement du siège social. En respectant ces règles, les entreprises peuvent assurer leur conformité et prendre soin des intérêts financier et commercial des actionnaires.
Procès-verbaux
Enfin, lors de la dissolution d’une société, certains actes sont requis tels que des procès-verbaux.
Ils sont établis pour confirmer la fin des activités et déclarer officiellement qu’un accord a été conclu sur la façon dont les biens, dettes et tous autres actifs seront gérés. Il est important que ce document soit précis et inclut les informations suivantes :
– Les noms des associés (ou actionnaires) et leurs rôles respectifs
– Les documents relatifs à la constitution de l’organisation (si applicable)
– Une description claire et complète des actes entrepris pour dissoudre l’entreprise
– Une déclaration indiquant que les parties ont accepté de résoudre leurs différends à l’amiable ou de recourir à une procédure judiciaire si nécessaire
– La nomination d’un liquidateur chargée du règlement des passifs restants et du transfert des biens selon les directives du tribunal
Cette liste n’est pas exhaustive, retenez qu’il y a autant d’actes que de démarches administratives.
Qui peut consulter les actes d’une entreprise ?
Les actes d’une entreprise peuvent être consultés par différents types de parties.
Les associés ou actionnaires ont accès aux documents relatifs à la constitution et à la dissolution de l’entreprise, ainsi qu’aux procès-verbaux ayant trait à ses activités.
De plus, les organismes publics et privés peuvent avoir accès aux documents de l’entreprise pour diverses raisons, notamment pour vérifier son authenticité ou sa conformité avec la loi.
Enfin, des tiers sont autorisés à consulter des actes dans le cadre d’une transaction juridique ou financière impliquant l’organisation, ou tout simplement pour vérifier la légalité de l’entreprise.
Si vous fournissez des services à une entreprise par exemple ou que vous souhaitez connaître les informations financières d’un fournisseur, vous pouvez consulter ses comptes annuels.
En effet, avoir accès aux actes de la société offre de nombreux avantages, tels que la possibilité d’obtenir des informations importantes sur les dirigeants, le statut et la santé financière de vos concurrents.
Sachez tout de même que certaines entreprises peuvent avoir recours à la confidentialité pour leurs actes, y compris les comptes annuels. Par exemple, les microentreprises qui remplissent certaines conditions peuvent demander que les documents fournis restent confidentiels.
Comment obtenir les actes d’une entreprise ?
Pour obtenir les actes d’une entreprise, vous devez faire une demande par chaque acte sur le site d’Infogreffe.
Pour la copie des actes ou des statuts, il vous faudra compter 10,86 euros par courrier et 10,05 euros par voie électronique.
L’extrait Kbis est proposé à un tarif plus faible. Il coûte 2,69 euros sur vous le retirer sur place, 3,85 euros par courrier et 3,37 euros par voie électronique.
Si vous souhaitez obtenir plusieurs actes, LegaDrive vous propose de récupérer tous les actes disponibles auprès des organismes compétents (INSEE, Greffe du tribunal de commerce, etc.), dont l’extrait Kbis pour seulement 9,99 euros.
LegaDrive est une plateforme sécurisée qui automatise la récupération des documents légaux et juridiques de plus de 10 millions d’entreprises françaises. Tous les documents sont mis à jour automatiquement. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer et vos démarches administratives deviennent moins fastidieuses.
Besoin d’obtenir des actes ?
Obtenez directement vos documents sur LegaDrive