Le Kbis est un document officiel et incontournable qui doit être déposé auprès des organismes compétents pour prouver l’existence légale d’une entreprise. Il est donc primordial que l’adresse qui y figure soit toujours à jour, surtout si l’on souhaite pouvoir bénéficier des avantages et des services qui en découlent. Dans cet article, nous allons voir ensemble les différentes étapes à suivre pour faire le changement d’adresse sur un kbis et les pièces justificatives nécessaires pour que le document soit à jour et en accord avec la loi.
Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?
Le siège social est l’adresse officielle de l’entreprise où est située la direction principale. Il est généralement défini dans les statuts de l’entreprise et doit être déclaré aux organismes compétents.
Le siège social d’une entreprise détermine également sa nationalité et localisation et par conséquent ses obligations fiscales. En effet, une entreprise domiciliée en France métropolitaine n’aura pas les mêmes obligations fiscales qu’une entreprise dont son siège est dans les DOM-TOM par exemple.
Concernant le choix de l’adresse du siège social, il peut être différent selon la forme de l’entreprise et de son activité.
Pour vous citer quelques exemples, le siège social peut être à :
- l’adresse personnelle du dirigeant,
- un local commercial,
- ou encore une simple boîte postale louée auprès d’une société de domiciliation.
L’emplacement du siège social est donc crucial pour le bon fonctionnement et pour éviter des problèmes juridiques et fiscaux à l’avenir. Avant de choisir l’adresse du siège social, il est important que la direction examine attentivement les implications juridiques et fiscales.
Bien que l’adresse du siège social soit spécifiée dans les statuts de l’entreprise lors de sa création, elle peut être modifiée à tout moment. Le transfert du siège social peut se faire au sein du même ressort territorial du tribunal de commerce ou dans un autre, voire dans un pays étranger. Cependant, avant de procéder à ce changement, des formalités doivent être respectées. Une fois ces formalités accomplies, il est nécessaire de mettre à jour l’extrait Kbis pour refléter le changement d’adresse de l’entreprise.
Changement d’adresse sur un kbis : quelles sont les obligations légales ?
Lorsqu’une entreprise transfère son siège social et par conséquent son adresse, il est crucial de communiquer cette information aux autorités compétentes en matière de Kbis et de siège social. Cela garantit que les informations sur l’entreprise sont à jour et que les autorités sont informées des modifications.
La déclaration du changement d’adresse doit être faite auprès des organismes appropriés via le Guichet des formalités. Ce processus peut être effectué en ligne.
Il est important de respecter les délais de notification pour éviter tout problème. En règle générale, une entreprise doit déclarer le changement d’adresse dans les 15 jours suivant la date d’effet de la nouvelle adresse. Toutefois, les délais peuvent varier selon les autorités compétentes et la législation en vigueur.
Une fois la déclaration effectuée, l’entreprise doit mettre à jour tous les documents et enregistrements officiels, tels que le Kbis, le registre des bénéficiaires, le registre des salariés, etc., en y incluant la nouvelle adresse.
Enfin, il est important de notifier toutes les parties prenantes de l’entreprise de ce changement d’adresse. Cela peut inclure les clients actuels ou potentiels, les fournisseurs, les actionnaires et tout autre personne ayant une relation avec l’entreprise.
Une fois que le changement d’adresse est effectif, l’entreprise devra également mentionner la nouvelle adresse du siège social sur ses différents supports tels que les supports de communication (site web, carte de visite, etc…), les conditions générales de vente (CGV), et les conditions générales d’utilisations (CGU) et tout autre document où l’adresse du siège social doit figurer.
Comment changer l’adresse de son Kbis ? Les étapes clés
Pour changer l’adresse du siège social de votre entreprise sur votre Kbis, vous devez au préalable faire le changement auprès des autorités compétentes en le déclarant au guichet des formalités des entreprises. Ce portail numérique remplace le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) depuis le 1er janvier 2023. Toutes les modifications faites dans une entreprise doivent être réalisées sur cette plateforme qui se charge de transmettre aux organismes compétents les informations.
Avant de changer l’adresse d’une entreprise, la décision doit être validée en amont par les personnes décisionnaires de la société ou de l’entreprise. Selon le statut juridique de l’entité (SARL, SCI, etc.), une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) doit être convoquée. Une fois la décision prise selon les règles fixées par le statut, un procès-verbal est rédigé et les statuts de la société doivent être modifiés avec la nouvelle adresse du siège social.
Une fois le PV établi, l’entreprise doit communiquer l’information pour la faire paraître dans le journal d’annonces légales du département du siège social. Si le siège social est amené à changer de département, alors l’entreprise est tenue de communiquer dans les deux journaux des deux départements, l’ancien et le nouveau.
Après que la décision de déménagement du siège social a été ratifiée et publiée dans le journal, le responsable de l’entreprise doit mettre à jour son extrait Kbis en communiquant l’information du changement d’adresse au Greffe.
Auparavant, la déclaration de changement d’adresse devait être soumise au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou directement au Greffe du tribunal de commerce compétent pour le nouveau siège social, par voie postale ou en ligne. Depuis le 1er janvier 2023, il doit être réalisé sur le site de l’INPI, au Guichet unique ou Guichet des formalités des entreprises. Pour réaliser cette démarche, vous devez fournir certaines pièces justificatives.
Quelles sont les pièces justificatives pour un changement d’adresse sur le kbis ?
Pour réaliser cette modification, vous devez fournir les documents suivants :
– Le procès-verbal de la décision de transfert de siège social, signée par le gérant légal
– Un exemplaire actualisé et certifié conforme des statuts de l’entreprise
– Un justificatif de l’adresse du nouveau siège social, telle qu’une facture d’électricité ou un contrat de location ou de bail commercial
– La notification de publication du changement d’adresse dans un journal d’annonce légale
– Le formulaire M2 autrement dit le Cerfa n° 1168206 pour les personnes morales et le formulaire P2 CM (Cerfa n° 1167806 pour les personnes physiques)
Après la remise complète du dossier aux autorités compétentes, le greffe du tribunal de commerce met à jour l’adresse sur l’extrait Kbis. Le responsable de l’entreprise peut alors obtenir un Kbis actualisé pour mener à bien certaines démarches administratives.
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